Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Duurzaam Fit is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Bedrijfsnaam: Duurzaam Fit, eenmanszaak
• Adres: Parallelweg West 15A, 4104 AX Culemborg
• KvK-nummer: 66107180
• Privacycontact: privacy@duurzaam-fit.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact en de dienst die je gebruikt, kan Duurzaam Fit de volgende gegevens verwerken:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens;
• afspraken, inschrijvingen, gekozen diensten, lidmaatschappen en trainingsadministratie;
• factuur-, betaal- en transactiegegevens;
• berichten via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp;
• informatie die nodig is om een training veilig en passend uit te voeren;
• technische beveiligingsgegevens, zoals tijdelijke versleutelde of gehashte kenmerken voor spam- en misbruikpreventie.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, via onze website of via diensten die je gebruikt, zoals Virtuagym, Mollie of WhatsApp.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• vragen en aanvragen te beantwoorden;
• afspraken, proeflessen, trainingen en coaching uit te voeren;
• lidmaatschappen, rittenkaarten en klantcontact te beheren;
• betalingen, facturen en de financiële administratie te verwerken;
• je te informeren over een afspraak, wijziging of dienst;
• de website en formulieren te beveiligen en misbruik te voorkomen;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Per doel gebruiken wij de volgende grondslag:

• Aanvragen, boekingen, training en klantadministratie: voorbereiding of uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Facturen en fiscale administratie: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke bewaarplicht.
• Algemene vragen, klachten en beveiliging: ons gerechtvaardigd belang om goed bereikbaar te zijn en de dienstverlening tegen misbruik te beschermen. Wij wegen dit af tegen jouw privacybelang.
• Nieuwsbrieven en aanbiedingen: toestemming. Je kunt je afmelden via de afmeldlink of ons privacycontact. Berichten over een bestaande afspraak of overeenkomst zijn onderdeel van de dienstverlening.

Voor boekingen en dienstverlening zijn de gevraagde contactgegevens noodzakelijk; zonder deze gegevens kunnen wij een aanvraag mogelijk niet behandelen. Aanmelding voor een nieuwsbrief en het invullen van lichaamsmetingen zijn vrijwillig. Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

4. Gezondheidsinformatie en vrijwillige invoer in Virtuagym

Duurzaam Fit legt zelf geen gewicht, vetpercentage of medische dossiers vast. De websiteformulieren vragen niet om gezondheidsgegevens. Vermeld daarin geen medische details. Als een lichamelijke beperking van belang is voor veilig trainen, kun je die rechtstreeks met je trainer bespreken.

Sommige klanten voeren zelf gewicht in hun Virtuagym-app in. Duurzaam Fit voert dit niet voor hen in en neemt deze metingen niet over in een eigen administratie. Afhankelijk van de account- en deelinstellingen kunnen deze gegevens binnen Virtuagym beschikbaar zijn voor de begeleiding. Vrijwillige invoer geldt niet automatisch als toestemming voor ieder gebruik.

Voordat Duurzaam Fit zulke gezondheidsgegevens voor begeleiding gebruikt, is afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming nodig, tenzij een andere wettelijke uitzondering van toepassing is. Je kunt die toestemming intrekken via ons privacycontact. Metingen zijn niet verplicht om bij ons te trainen. Voor inzage, aanpassing of verwijdering kun je de beschikbare appfuncties gebruiken of contact met ons opnemen. Zie ook de privacyinformatie van Virtuagym.

5. Websiteformulieren en beveiliging

Een verzonden websiteformulier wordt per e-mail aan Duurzaam Fit doorgestuurd en niet als afzonderlijke formulierinzending in WordPress bewaard. Om spam en dubbele aanvragen tegen te gaan, gebruikt de website tijdelijk gehashte technische kenmerken. De blokkadetellers met een gehasht IP-kenmerk zijn 15 minuten geldig en die met een gehasht e-mailkenmerk één uur, gerekend vanaf de laatste geregistreerde poging. Verlopen registraties worden door WordPress opgeschoond.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging of een wettelijke verplichting. Daarbij gebruiken wij onder meer:

• TransIP voor websitehosting en e-mail;
• Virtuagym voor klant-, trainings-, boekings- en lidmaatschapsbeheer;
• Mollie voor online betalingen;
• AFAS voor de financiële administratie;
• Mailchimp voor nieuwsbrieven en klantmail;
• WhatsApp/Meta voor communicatie wanneer je via WhatsApp contact met ons hebt;
• Apple/iCloud Agenda voor afsprakenplanning;
• Simple Analytics voor geaggregeerde website-statistieken;
• UpdraftPlus als software om websiteback-ups op de hosting te maken;
• technische beheerders, uitsluitend voor zover toegang nodig is voor onderhoud en beveiliging.

Waar een leverancier in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Een leverancier kan daarnaast zelfstandig verantwoordelijk zijn voor een deel van de verwerking, bijvoorbeeld bij betalingen of wanneer je zelf een account of communicatiedienst gebruikt.

7. Website-analyse en cookies

Duurzaam Fit gebruikt Simple Analytics om geaggregeerde bezoekersstatistieken te bekijken. Simple Analytics plaatst hiervoor geen analytische cookies, slaat geen IP-adressen op en maakt geen individuele bezoekersprofielen. Functionele cookies kunnen wel nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website. Via ‘Cookievoorkeuren’ onderaan de website kun je de actuele informatie en instellingen bekijken.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Bij gebruik van Meta/WhatsApp, Apple/iCloud en Mailchimp kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. De leverancier beschrijft de toepasselijke waarborgen in zijn privacy- en contractinformatie, bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie over deze waarborgen of een kopie daarvan kun je opvragen via ons privacycontact.

Mailchimp beschrijft zijn internationale doorgifte in de informatie over Europese gegevensdoorgifte. Simple Analytics verwerkt de geaggregeerde analysedata binnen de Europese Unie.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• contactaanvragen en losse correspondentie: in beginsel maximaal 12 maanden na afhandeling;
• klant-, afspraak- en trainingsadministratie: tijdens de dienstverlening en in beginsel maximaal 2 jaar daarna;
• vrijwillig gedeelde gezondheidsinformatie: alleen zolang die noodzakelijk is voor veilige begeleiding, of tot toestemming wordt ingetrokken wanneer toestemming de grondslag is;
• facturen en fiscaal relevante betaalgegevens: 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht;
• nieuwsbriefgegevens: zolang je aangemeld bent; na afmelding bewaren wij alleen wat nodig is om de afmelding te respecteren of toestemming te verantwoorden;
• technische beveiligingsgegevens van het formulier: de tijdelijke kenmerken worden na maximaal 15 minuten of één uur automatisch ongeldig, zoals beschreven onder punt 5. Hostinglogs vallen onder de logtermijnen van TransIP;
• technische back-ups: zolang de herstelkopie nodig is voor een wijziging, storing of beveiligingsincident. De huidige websiteback-ups worden handmatig beheerd en niet automatisch overschreven. Verwijderde gegevens kunnen nog in een herstelkopie zitten; die worden niet voor andere doeleinden gebruikt en bij een herstel wordt een eerdere verwijdering opnieuw doorgevoerd.

Als een wettelijke bewaartermijn geldt of gegevens nodig zijn voor een lopend geschil, kunnen wij gegevens langer bewaren.

10. Beveiliging

Duurzaam Fit neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Hieronder vallen beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, updates, back-ups, spambeveiliging en controle op misbruik. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Meld een vermoeden van misbruik of een datalek via privacy@duurzaam-fit.nl.

11. Jouw privacyrechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking en een gegeven toestemming intrekken. Intrekken werkt niet terug in de tijd.

Stuur je verzoek naar privacy@duurzaam-fit.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om informatie waarmee we je identiteit kunnen controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of veel verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij laten dit binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom.

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bepaalde rechten kunnen beperkt zijn door een wettelijke bewaarplicht.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet standaard op minderjarigen gericht. Wanneer een minderjarige deelneemt, verwerken wij gegevens alleen met betrokkenheid of toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger voor zover dat wettelijk vereist is.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.